Pivot table là gì? Cách sử dụng pivot table cơ bản và nâng cao
Với những ai thành thạo về phần mềm excel chắc chắn sẽ không cảm thấy xa lạ với cụm từ Pivot Table. Đây cũng chính là tính năng mạnh nhất của Excel dùng để tổng hợp và phân tích dữ liệu. Vậy Pivot Table là gì? Cách sử dụng ra sao? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về pivottable ở bài viết dưới đây nhé!
Tóm tắt
Pivot Table là gì?
Pivot Table là gì? Pivot Table được biết đến là một công cụ mạnh nhất được tích hợp trong phần mềm Excel. Nhờ có công cụ này mà bạn có thể thống kê và phân tích dữ liệu để làm báo cáo một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất.
Pivot Table trong phần mềm Excel có nhiều điểm vượt trội như:
- Thống kê và phân tích dữ liệu chính xác và nhanh chóng
- Cách thức sử dụng và thao tác khá đơn giản, dễ dàng
- Giúp chúng ta có thể kiểm soát dữ liệu một cách chính xác đến từng chi tiết.
Pivot Table dùng để làm gì?
Pivot Table được xem là một công cụ tiện ích trong Excel giúp cho chúng ta có thể tóm tắt được dữ liệu khổng lồ một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hầu hết, mọi người đều sử dụng công cụ này vào mục đích phân tích dữ liệu một cách chi tiết nhất. Từ đó, họ có thể trả lời được những câu hỏi bên ngoài dự kiến có liên quan đến nguồn dữ liệu.
Hiện nay, công cụ Pivottable đã được update và điều chỉnh nhằm phục vụ cho các mục đích thiết kế như:
- Ứng dụng nhiều phương pháp thân thiện với người dùng để truy vấn dữ liệu. Pivot Table giúp cho các bạn có thể tính tổng phụ hay là tổng hợp nguồn dữ liệu số. Từ đó, bạn có thể tóm tắt được cơ sở dữ liệu với các thể loại khác nhau. Ngoài ra, Pivottable tạo ra nhiều cách tính toán cũng như công thức tùy chỉnh phù hợp.
- Pivot Table giúp mở rộng hay tóm gọn lại các nguồn dữ liệu để tập trung vào kết quả. Đồng thời, công cụ này sẽ phân tích một cách cực kỳ chi tiết các nguồn dữ liệu tóm tắt với khu vực mà bạn đang quan tâm hiện tại
- Có khả năng chuyển cột thành hàng hay hàng thành cột. Nhờ Pivot Table mà bạn có thể xoay vòng để đưa ra một cái nhìn tổng quan hay tóm tắt về cơ sở dữ liệu nguồn.
- Pivot Table giúp bạn chọn lọc và phân chia, sắp xếp thành từng nhóm. Bên cạnh đó, công cụ này sẽ đưa ra định dạng hoàn toàn có điều kiện cho những tập dữ liệu con. Nhờ đó, bạn có thể tập trung vào những thông tin mà mình muốn
- Nhờ Pivottable mà bạn có thể trình bày báo cáo trực tuyến hoặc bản in một cách rõ ràng và khoa học nhất. Ngoài ra, nó sẽ giúp bạn tinh chỉnh dữ liệu sao cho ngắn gọn, dễ hiểu và có tính hấp dẫn hơn.
Hướng dẫn cách sử dụng Pivot Table cơ bản
Muốn sử dụng được công cụ Pivot Table trong Excel thì bạn cần phải tạo lập được một bảng dữ liệu. Cách sử dụng Pivot Table cơ bản là bạn cần thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Mở file tài liệu mà bạn đang muốn sử dụng tính năng Pivot Table sau đó bôi đen toàn bộ dữ liệu rồi nhấp chọn mục Insert, vào Pivot Table
- Bước 2: Chọn xong mục Pivottable thì bạn hãy click vào Ok để có thể thiết lập được tính năng Pivot Table mới theo mặc định của Excel.
- Bước 3: Nếu như bạn muốn tính toán bằng công cụ Pivot Table trong Excel thì bạn có thể tham khảo bằng cách làm như sau. Ví dụ là bạn đang muốn tính tổng tiền cho mỗi sản phẩm. Do đó, bạn cần phải hiểu được những thuộc tính cụ thể như:
- Row Labels: Đặt cột nhóm cho sản phẩm
- Column Labels: Đặt tên cột tháng
- Value Area: Đặt cột số tiền
- Report Filter: Đặt cột cho khu vực.
- Bước 4: Sau khi hoàn thành các bước trên thì bạn hãy click vào mục Update và nhận kết quả.
Hướng dẫn cách sử dụng Pivot Table nâng cao
Xoay quanh việc tìm hiểu Pivot Table là gì thì chúng ta sẽ khai thác cách sử dụng Pivot Table nâng cao.
Sử dụng Slicer để lọc dữ liệu
Slicer được biết đến là công cụ hữu hiệu giúp bạn lọc dữ liệu bảng hoặc là dữ liệu Pivot Table. Slicer có các nút công dụng giúp lọc nhanh và hiển thị trạng thái lọc của hiện tại. Từ đó, bạn có thể dễ dàng hiểu được kết quả của Pivottable đã lọc.
Muốn vậy, đầu tiên bạn cần phải tạo Slicer để lọc dữ liệu theo các bước như sau:
- Bước 1: Bạn hãy bấm vào một vị trí bất kỳ trong Pivot Table, sau đó chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon rồi chọn mục Slicer. Lúc này hộp thoại Slicer sẽ xuất hiện
- Bước 2: Bạn hãy nhấp vào chọn các trường mà bạn đang muốn lọc, rồi ấn Ok
- Bước 3: Thực hiện quá trình lọc với Slicers: tiến hành chọn các giá trị mà bạn đang muốn lọc. Trên các vùng Slicers thì bạn hãy bấm vào các vùng tương ứng thay vì việc chọn Filter như các cách làm trước đây.
Trích xuất dữ liệu từ trang tính này sang trang tính khác
Hiện nay, Pivot Table không chỉ được người ta sử dụng để phân tích, tính toán mà còn được sử dụng để lấy các dữ liệu từ bảng này sang bảng khác hoặc rút dữ liệu có điều kiện từ sheet này sang sheet khác. Nếu như trước đây, bạn sẽ dùng chức năng Filter trong Excel để lọc dữ liệu, sau đó copy sang một trang tính Excel thì với Pivot Table thì bạn sẽ không cần phải làm như vậy.
Pivot Table có ưu điểm là thao tác nhanh và không cần phải thao tác nhiều lần. Do đó, nếu như bạn có yêu cầu trích xuất dữ liệu có thay đổi thì có thể ứng dụng công cụ Pivot Table.
Sử dụng Calculated Field để thêm trường tính toán
Trong Pivot Table có công cụ Calculated Field có thể tính toán giữa các trường. Đồng thời, nhờ tính năng mà bạn có thể tạo nên một trường dữ liệu mới mà không cần phải thay đổi bảng số liệu gốc.
Muốn sử dụng được công cụ Calculated Fields của Pivottable thì đầu tiên bạn cần nhấp vào một vị trí bất kỳ trong Pivot Table. Sau đó, bạn hãy chọn thẻ Analyze trên thanh Ribbon. Tiếp tục, bạn click vào mục Fields, Items & Sets rồi chọn vào mục Calculated Field.
Một lưu ý dành cho bạn đó là muốn đặt được công thức ở ô Formula thì bạn cần chọn các trường cấu thành nên công thức đó. Sau đó, bạn ấn vào mục Insert Field để thêm các phép toán giữa các trường.
Cách làm này có ưu điểm là khi bạn tiến hành kéo thả, thay đổi trường trong Pivottable thì việc tạo một field mới sẽ đảm bảo kết quả luôn chính xác. Ngược lại, nếu bạn muốn sử dụng một phép tính nhưng lại sử dụng công thức ngoài trên Pivottable thì có thể sẽ cho ra kết quả không chính xác.
Cách tránh bẫy Average bằng Pivottable nâng cao
Rất nhiều người sử dụng hàm Average của Pivottable nhưng kết quả cho ra lại khác với kết quả tính bằng tay. Tuy nhiên, khi sử dụng Pivot Table thì nhiều người dễ bị đánh lừa vì đều nghĩ rằng hàm Average của Pivottable trong Values sẽ tính theo công thức trung bình mặc định để cho các giá trị hiển thị bảng Pivot tại thời điểm.
Hướng dẫn sử dụng Pivot chart
Pivot chart là gì và cách sử dụng ra sao? Chúng ta sẽ cùng tham khảo cách bước sử dụng cụ thể dưới đây nhé!
Chèn biểu đồ Pivot
- Bước 1: Bấm chọn một ô bất kỳ trong Pivot
- Bước 2: Ở trên tab Analyze, bạn hãy chọn mục Tools, sau đó chọn Pivot Chart
- Bước 3: Sau đó hộp thoại Insert Chart hiện lên thì bạn chỉ cần click Ok là hoàn thành.
Thay đổi biểu đồ Pivot
Để có thể thay đổi các kiểu biểu đồ khác nhau bất cứ lúc nào thì bạn chỉ cần thao tác theo các bước như sau:
- Bước 1: Chọn biểu đề phù hợp với mục đích sử dụng
- Bước 2: Ở trên tab Design thì bạn chọn mục Type rồi click chọn Change Chart Type
- Bước 3: Chọn mẫu biểu đồ mà mình mong muốn
- Bước 4: Bấm vào Ok để hoàn thành thao tác
Hướng dẫn cách dùng Pivot Table trên nhiều sheet
Bạn muốn sử dụng Pivot Table trên nhiều sheet trong excel nhưng không biết thao tác như thế nào? Vậy thì hãy áp dụng theo các bước dưới đây nhé!
- Bước 1: Nhấn chọn vào một ô bất kỳ trong bảng tính, tiếp tục nhấp vào tổ hợp phím Alt + D để tiến hành mở Pivot Table
- Bước 2: Chọn vào mục Multiple consolidation ranges rồi lại nhấp vào mục Next
- Bước 3: Bấm chọn vào I will create the Page Fields rồi tiếp tục click vào mục Next
- Bước 4: Nhấn chọn vào từng phạm vi và click vào mục Add
- Bước 5: Tiến hành chọn mục Page Fields
- Bước 6: Với danh sách phạm thì bạn cần chọn khu vực đầu tiên và nhập tên mục cho khu vực đó trong các trường
- Bước 7: Lặp đi lặp lại thao tác trên cho các phạm vi còn lại. Sau đó, bạn nhấp vào Next rồi lại chọn một vị trí cho Pivottable rồi bấm Finish để hoàn thành.
Những lỗi thường gặp trong Pivot Table
Pivot Table được ví là một công cụ đắc lực trong excel giúp chúng ta phân loại và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, dù cho có nhiều chức năng là vậy nhưng khi sử dụng thì chúng ta vẫn có thể gặp một số lỗi như:
- Lỗi khi tạo mới nhưng dữ liệu mới lại không xuất hiện
- Trong Pivottable xuất hiện khoảng trống
- Các tiêu đề trường không có ý nghĩa và xuất hiện lộn xộn
- Một nhóm Pivottable ảnh hưởng đến bảng khác
- Định dạng số trong bảng bị mất,…
- Chú thích pivottable bị sai
Vừa rồi, maynenkhikhongdau.net đã giải đáp cho bạn Pivot Table là, cách sử dụng Pivot Table cơ bản và nâng cao. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ đã giúp bạn có thêm nhiều kiến thức bổ ích về các công cụ dùng trong excel.